Virtual Meeting: anche tu segui queste tips?

È passato un po’ di tempo dall’ultima volta che sei entrato nel tuo ufficio, ti sei recato nella sala dedicata ai meeting, ti sei seduto al tuo posto e hai iniziato a predisporre tutto il materiale per far in modo che la riunione potesse cominciare. Durante questo periodo di smart working e distanziamento sociale, una nuova routine si è insediata nelle nostre vite e nel nostro modo di lavorare. Possiamo dire ormai che i virtual meeting sono la nuova normalità.

Se da un lato le riunioni virtuali possono porre alcune sfide, dall’altro possono essere efficaci quanto le riunioni tradizionali. Bisogna solo imparare a gestirle in modo corretto, seguendo pochi passaggi fondamentali.

Vediamo insieme come fare

Innanzitutto per prepararti al meglio ad affrontare un virtual meeting è necessario distinguere tre momenti: prima della riunione, durante e dopo.

Cosa fare prima di una riunione?

Scegli la tecnologia giusta per te.

Prima di organizzare un meeting virtuale assicurati che gli strumenti che hai a disposizione siano in grado di adempiere a tutte le funzioni di cui necessiti. La scelta della soluzione è molto importante e deve adattarsi al meglio alle esigenze di ogni incontro. Sicuramente saprai se dovrai condividere lo schermo, quante persone saranno collegate, se avrai necessità di registrare l’incontro. Ecco, una volta che hai ben chiaro che cosa ti serve, opta per lo strumento migliore. Noi come partner Oracle Cloud utilizziamo Zoom, lo troviamo uno strumento molto utile e affidabile!

Conosci la tua tecnologia.

Prenditi il tempo necessario per imparare a utilizzare tutte le funzioni e le potenzialità che lo strumento può offrirti. Puoi sfruttare le riunioni interne come banco di prova per apprendere meglio e per garantire un’esperienza positiva nelle riunioni con i clienti. Conoscere bene la soluzione che stai usando, ti eviterà perdite di tempo una volta avviata la riunione e consentirà uno svolgimento il più lineare possibile.

Preparati con cura e informa tutti i partecipanti.

Per far in modo che ciascun partecipante si presenti al virtual meeting preparato, è fondamentale includere l’ordine del giorno nel corpo dell’invito ed inviarlo con almeno 24-48 ore di anticipo. Perché farlo? Ogni partecipante avrà in questo modo la possibilità di definire le proprie aspettative riguardo agli obiettivi della riunione e si potranno avere conversazioni molto più profonde poiché le persone sono preparate. Inoltre è molto importante arrivare con idee chiare e già condivise all’interno del proprio team in modo da rappresentare le persone che non parteciperanno ma che sono coinvolte dall’argomento trattato.

Fai una prova generale e arriva in anticipo.

A differenza delle riunioni face to face in cui basta entrare nella sala, sedersi e partecipare alla riunione, in quelle virtuali più problematiche possono insorgere. Ecco perché è necessario collegarsi in anticipo ed effettuare pochi ma significativi test. Anzitutto controlla che la connessione funzioni bene, che l’audio e il microfono abbiamo le giuste impostazioni. Ecco perché fare una prova generale prima di partire con la riunione vera e propria è qualcosa di assolutamente auspicabile.

Cosa fare durante la riunione?

Assicurati che tutti accendano il video.

Gli obiettivi che si celano dietro alla condivisione del video sono molteplici. In primis crea un ambiente più umano e rende la conversazione più vera. Associ volti alle voci e ti permette di entrare maggiormente in contatto con le persone. Inoltre le espressioni facciali e il linguaggio non verbale dei partecipanti possono far emergere insights importanti. Si evitano soprattutto momenti di silenzio perché il video mantiene le persone più impegnate e responsabili.

Rispetta le norme sociali.

Come per un meeting in uno spazio fisico, ci sono delle norme sociali che vanno rispettate! Non ci si può distrarre alzandosi e camminando in giro per la stanza e nemmeno mettere in muto per dedicarsi ad altre attività. In questo modo si uccide la conversazione e lo scambio reciproco.

Evita il multitasking.

Il multitasking non dovrebbe essere consentito. L‘attenzione e l’impegno sono cruciali per la riuscita di una riunione, quindi tutti i partecipanti dovrebbero essere singolarmente concentrati su ciò che stanno facendo e non rispondere alle e-mail, ai messaggi di testo o continuare nei loro lavori. Se prima veniva considerato come un modo di fare molte cose insieme ora è considerato in modo negativo. Vuol dire fare molte cose e male. È importante che tutti siano mentalmente presenti.

Come fare per coinvolgerli maggiormente?

Anzitutto come dicevamo prima fai in modo che tutti utilizzino il video! Inoltre assegna alle persone ruoli attivi e differenziati durante il virtual meeting. I partecipanti si sentiranno così maggiormente coinvolti e responsabili. Ognuno dovrà così contribuire alla riuscita della riunione.

Spazio alle persone.

È importante che le persone si trovino a loro agio. Inizia sempre i virtual meeting facendo fare “quattro chiacchiere” ai partecipanti sulla loro vita personale e professionale in modo da allentare la tensione e avere un maggior tono di freschezza.

Rispetta i turni di tutti.

È doveroso assicurarsi che ciascuno abbia avuto il proprio spazio o sia riuscito ad intervenire con le giuste tempistiche. Facendo delle domande specifiche o chiedendo l’opinione di tutti si cercherà di garantire l’intervento di ognuno.

Cosa fare alla fine della riunione?

Le ultime battute davanti alla macchinetta del caffè.

Solitamente alla fine di una riunione svolta in un luogo fisico, si lascia la stanza e si va con i colleghi davanti alla macchinetta del caffè per confrontarsi su quanto accaduto durante l’incontro. Questi momenti sono molto preziosi per raccogliere informazioni, feedback, sensazioni. Non vanno persi! Perciò da cinque a dieci minuti prima della fine della riunione virtuale fate in modo di sviluppare questo tipo di dialogo, chiedendo pareri e opinioni e cercando di raccogliere i sentimenti reali delle persone.

Formalizzare il contenuto.

Fate in modo che alla fine di ogni riunione ci sia una persona del team incaricata di fare un breve recap di quello che è stato detto durante il virtual meeting così da tenere traccia degli elementi d’azione, dei referenti e delle scadenze discusse. È fondamentale per fissare meglio i concetti e avere uno storico di quello che è stato messo in evidenza.

Utilizzare un link ricorrente per il login.

Se l’incontro sarà un evento ricorrente, utilizzare le stesse informazioni di login ogni volta. In questo modo si risparmia sia all’organizzatore che ai partecipanti qualche minuto, in quanto nessuno dovrà cercare le informazioni di login.

 

E tu come organizzi i tuoi virtual meeting? Contattaci!

Ripartenza nello tsunami digitale: impariamo a nuotare

No! Non stiamo parlando di bracciate o di stili. Stiamo parlando di digitalizzazione per affrontare la ripartenza.

Durante questo periodo stiamo assistendo ad un’accelerazione nell’adozione delle tecnologie più avanzate da parte delle aziende. Aspetto inevitabile per affrontare il futuro, che comporterà sfide complesse e diversificate.

I processi di trasformazione del business verso la digitalizzazione vanno però affrontati con consapevolezza e in modo graduale. E’ un pò come quando da piccoli si impara a nuotare. Bisogna prendere confidenza, meglio se supportati durante questo percorso.

Come può avvenire la ripartenza?

Abbiamo individuato alcuni punti chiave che tratteremo in questo articolo come:

  • Il cloud
  • I sistemi di budgeting and planning
  • L’application management

Il direttore Gordon Lichfield di Technology Review, magazine dell’ università Massachusetts Institute of Technology, afferma: “Per fermare il coronavirus dovremo cambiare radicalmente quasi tutto quello che facciamo: come lavoriamo, facciamo esercizio fisico, socializziamo, facciamo shopping, gestiamo la nostra salute, educhiamo i nostri figli, ci prendiamo cura dei nostri familiari“. Ed è proprio sul cambiamento del modo di lavorare che noi di RTT vogliamo soffermarci.

Ci sono alcuni punti cruciali che abbiamo individuato per affrontare la ripartenza.

La sicurezza sul lavoro è e sarà un aspetto fondamentale! Bisognerà pensare a misure di distanziamento o di segmentazione dei lavoratori. Questo per tutelare tutti, dai più giovani a quelli con più esperienza o maggiormente a rischio. Il distanziamento sociale sarà una chiave vincente per la ripartenza e anche un obbligo per tutelare i lavoratori. Lo smart working perdurerà ancora per molto tempo ma bisogna già iniziare a ripensare agli spazi degli uffici e alle disposizioni delle scrivanie.

La riapertura delle attività dovrà avvenire in modo graduale considerando soprattutto le zone meno colpite dall’epidemia. Quindi sarà necessario effettuare delle valutazioni su base territoriale analizzandone la situazione epidemiologica. Questo per trovare un giusto compromesso che non vanifichi da un lato gli sforzi per il contenimento delle epidemia ma dall’altro non comporti un blocco duraturo dell’economia.

Evitare la chiusura nel mese di Agosto in modo da non perdere un ulteriore mese di produzione. Bisognerà quindi cercare di gestire le ferie dei dipendenti in modo diverso. Anticipandole in questi mesi di fermo, scaglionarle o rimandare a più avanti la fruizione delle ferie accumulate.

Focus sulla supply chain

Si sta assistendo indubbiamente ad un calo dei volumi di produzione e di contrazione della domanda. E il blocco della supply chain è sicuramente la conseguenza più imminente sulla produzione.

Come dare una risposta rapida per intervenire sull’intera catena di fornitura?

Riportiamo lo studio pubblicato da McKinsey & Company che individua sei punti cruciali:

1- Insieme al team operation e al team di produzione determinare l’origine di ogni fornitura, valutare il rischio di ciascuna in base all’unicità e all’ubicazione. Creare una valutazione del rischio del fornitore può aiutare a stabilire accordi con i fornitori di primo livello e identificare eventualmente fornitori di secondo livello.

2- Stimare le scorte disponibili lungo la catena del valore, compresi i pezzi di ricambio e lo stock post-vendita, da utilizzare come ponte per mantenere in funzione la produzione e consentire la consegna ai clienti.

3- Cercare di stimare attraverso analisi dettagliate una domanda realistica e affidabile per determinare l’offerta necessaria

4- Ottimizzare la capacità di produzione e distribuzione per garantire la sicurezza dei dipendenti, ad esempio fornendo dispositivi di protezione individuale e impegnandosi con i team di comunicazione per condividere i livelli di rischio di infezione e favorire lo smart working.

5- Mantenere un approccio agile alla gestione logistica. La visibilità in tempo reale dipenderà non solo dal monitoraggio dello stato di puntualità delle merci in transito, ma anche dal monitoraggio di cambiamenti più ampi, come la congestione degli aeroporti e la chiusura delle frontiere. La collaborazione con i partner può essere una strategia efficace per ottenere la priorità e aumentare la capacità a condizioni più favorevoli.

6- Gestire il contante e il capitale circolante netto eseguendo test di stress per capire dove i problemi della catena di fornitura inizieranno a causare un impatto finanziario.

Studio completo a questo Link

Come noi di RTT possiamo aiutare il tuo business?

Il cloud

La digital transformation è indubbiamente guidata dal cloud. Effettuare scelte tecnologiche in grado di garantire flessibilità e affidabilità ha sempre i suoi vantaggi ed è ancora più visibili durante queste situazioni di criticità.

Capacità di collaborare, condividere, essere efficienti e soprattutto di adattarsi a cambiamenti improvvisi è ciò che viene richiesto alle aziende. Problemi di accessibilità, poca affidabilità e incoerenza dei dati, mancanza di continuità di processo, investimenti onerosi e prestazioni incerte è ciò che tutti vorremmo evitare!

Come farlo?

Possiamo guidarti verso il cloud in questa ripartenza. Si tratta di un area di crescita su cui RTT sta puntando da anni per aprirsi alle nuove tendenze di mercato e per rimanere sull’onda dell’innovazione.

Vediamo insieme le caratteristiche

Avere la possibilità di accedere ovunque e da qualsiasi dispositivo è qualcosa che oggi diamo per scontato quando parliamo di strumenti digitali che utilizziamo ogni giorno nella nostra vita privata. Perchè non disporre degli stessi vantaggi anche nel proprio business?

Il cloud consente, innanzitutto, di avere una continuità di processo. Gli enti periferici possono alimentare i dati e gli enti centrali possono continuare a consolidarli. Garantisce di avere sempre prestazioni ottimali senza doversi dotare internamente di hardware importanti in termini di capacità di elaborazione e di memorizzazione dei dati. Non ti devi più preoccupare dell’infrastruttura!

Per non parlare dei vantaggi legati agli aggiornamenti continui. Avrai la garanzia di avere sempre la versione più aggiornata disponibile sul mercato. Non dimentichiamo poi che il cloud accelera il time-to-value. Si assiste ad una riduzione dei tempi di implementazione dei software cloud rispetto ai tradizionali strumenti on premises.  Infine, il modello di vendita è cambiato radicalmente. Il cloud si basa su un modello di offerta a consumo e porta ad un cambiamento della logica di spesa IT per il cliente. Si è passati da un concetto di possesso a quello di utilizzo puntando sull’ottimizzazione della fruizione dei prodotti quando servono.

Come sai oggi puoi trovare qualsiasi soluzione in cloud che ti permette di gestire interamente il tuo business ma bisogna porre attenzione tra le soluzioni cloud-ready e quelle cloud-native.

Le prime sono nate e sono state progettate per girare in locale, su singole macchine o server. Sono successivamente state modificate e adattate per il cloud ma non godono della scalabilità e flessibilità tipica del cloud. Le seconde invece, sono nate incorporando tutti i vantaggi degli ambienti cloud perchè pensate con logiche multitenancy e modulari.

Cosa ne pensi? Potremmo supportarti in questa direzione.

Sistemi di Pianificazione e Budgeting

In contesti di incertezza, complessità e ambiguità come quella che stiamo vivendo in questi giorni, il processo strutturato di budgeting e planning diventa fondamentale per la ripartenza. Poter disporre di uno strumento che sia in grado di aiutarti a creare scenari what if  ha i suoi vantaggi. Potrebbe coadiuvarti nel prendere decisioni strategiche avendo un maggiore dettaglio sull’evoluzione della situazione, valutando scenari alternativi per rispondere in tempi rapidi ai cambiamenti.

Le soluzioni per la pianificazione e il budgeting sono presenti sul mercato da diversi anni. Nello specifico da quando la tecnologia ha messo a disposizione database di tipo matriciale, ma solo negli ultimi anni anche le aziende di piccole e medie dimensioni stanno approcciando questo tipo di soluzioni. Stiamo sicuramente assistendo sempre di più alla volontà delle aziende di strutturare processi che per loro natura erano destrutturati. Ma anche le caratteristiche di queste soluzioni sono cambiate a partire dalla facilità di utilizzo e dall’abbassamento della soglia d’ingresso.

Noi di RTT che ci occupiamo da anni di processi aziendali potremmo fornirti un supporto concreto guidandoti nell’adozione di questi strumenti. L’applicazione è molteplice e il valore aggiunto lo si riscontra già dal primo utilizzo. Che ne dici? Noi crediamo molto in queste soluzioni.

Application Management

La ripartenza richiederà certamente un lavoro straordinario a tutto l’IT. Sicuramente non sarà facile seguire tutte le richieste che verranno avanzate dai vari dipartimenti come il grande numero di analisi, estrazioni dati e tutte le attività tecniche. Se necessitate di una mano, noi come RTT abbiamo un team di application management che da anni supporta i nostri clienti con dedizione e professionalità. Ci occupiamo di supporto sia applicativo (Finance, Distribution, Manufacturing, soluzioni verticali) che tecnico/sistemistico (sviluppi, ottimizzazioni, manutenzioni programmate e attività sistemistiche) sulle soluzioni Oracle e su Stealth.

Il servizio AM di RTT garantisce alta efficienza anche nei picchi di lavoro (chiusure mensili, scadenze fiscali, ecc.), liberando le competenze aziendali per attività di più ampio respiro come nel caso di progetti interni che richiedono tempo e risorse. Viene inoltre assicurata la flessibilità sia nei contenuti che nelle modalità di erogazione, mantenendo tuttavia una gestione strutturata del servizio, per garantire la soddisfazione dei nostri clienti.

La ripartenza sarà un po’ meno ripida se c’è qualcuno che può supportarti! Noi ci siamo! Contattaci

 

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