Autore: Elisa Evangelio

È passato un po’ di tempo dall’ultima volta che sei entrato nel tuo ufficio, ti sei recato nella sala dedicata ai meeting, ti sei seduto al tuo posto e hai iniziato a predisporre tutto il materiale per far in modo che la riunione potesse cominciare. Durante questo periodo di smart working e distanziamento sociale, una nuova routine si è insediata nelle nostre vite e nel nostro modo di lavorare. Possiamo dire ormai che i virtual meeting sono la nuova normalità.

Se da un lato le riunioni virtuali possono porre alcune sfide, dall’altro possono essere efficaci quanto le riunioni tradizionali. Bisogna solo imparare a gestirle in modo corretto, seguendo pochi passaggi fondamentali.

Vediamo insieme come fare i virtual meeting

Innanzitutto per prepararti al meglio ad affrontare un virtual meeting è necessario distinguere tre momenti: prima della riunione, durante e dopo.

Cosa fare prima di una riunione?

Scegli la tecnologia giusta per te.

Prima di organizzare un meeting virtuale assicurati che gli strumenti che hai a disposizione siano in grado di adempiere a tutte le funzioni di cui necessiti. La scelta della soluzione è molto importante e deve adattarsi al meglio alle esigenze di ogni incontro. Sicuramente saprai se dovrai condividere lo schermo, quante persone saranno collegate, se avrai necessità di registrare l’incontro. Ecco, una volta che hai ben chiaro che cosa ti serve, opta per lo strumento migliore. Noi come partner Oracle Cloud utilizziamo Zoom, lo troviamo uno strumento molto utile e affidabile!

Conosci la tua tecnologia.

Prenditi il tempo necessario per imparare a utilizzare tutte le funzioni e le potenzialità che lo strumento può offrirti. Puoi sfruttare le riunioni interne come banco di prova per apprendere meglio e per garantire un’esperienza positiva nelle riunioni con i clienti. Conoscere bene la soluzione che stai usando, ti eviterà perdite di tempo una volta avviata la riunione e consentirà uno svolgimento il più lineare possibile.

Preparati con cura e informa tutti i partecipanti.

Per far in modo che ciascun partecipante si presenti al virtual meeting preparato, è fondamentale includere l’ordine del giorno nel corpo dell’invito ed inviarlo con almeno 24-48 ore di anticipo. Perché farlo? Ogni partecipante avrà in questo modo la possibilità di definire le proprie aspettative riguardo agli obiettivi della riunione e si potranno avere conversazioni molto più profonde poiché le persone sono preparate. Inoltre è molto importante arrivare con idee chiare e già condivise all’interno del proprio team in modo da rappresentare le persone che non parteciperanno ma che sono coinvolte dall’argomento trattato.

Fai una prova generale e arriva in anticipo.

A differenza delle riunioni face to face in cui basta entrare nella sala, sedersi e partecipare alla riunione, in quelle virtuali più problematiche possono insorgere. Ecco perché è necessario collegarsi in anticipo ed effettuare pochi ma significativi test. Anzitutto controlla che la connessione funzioni bene, che l’audio e il microfono abbiamo le giuste impostazioni. Ecco perché fare una prova generale prima di partire con la riunione vera e propria è qualcosa di assolutamente auspicabile.

Cosa fare durante la riunione?

Assicurati che tutti accendano il video.

Gli obiettivi che si celano dietro alla condivisione del video sono molteplici. In primis crea un ambiente più umano e rende la conversazione più vera. Associ volti alle voci e ti permette di entrare maggiormente in contatto con le persone. Inoltre le espressioni facciali e il linguaggio non verbale dei partecipanti possono far emergere insights importanti. Si evitano soprattutto momenti di silenzio perché il video mantiene le persone più impegnate e responsabili.

Rispetta le norme sociali.

Come per un meeting in uno spazio fisico, ci sono delle norme sociali che vanno rispettate! Non ci si può distrarre alzandosi e camminando in giro per la stanza e nemmeno mettere in muto per dedicarsi ad altre attività. In questo modo si uccide la conversazione e lo scambio reciproco.

Evita il multitasking.

Il multitasking non dovrebbe essere consentito. L‘attenzione e l’impegno sono cruciali per la riuscita di una riunione, quindi tutti i partecipanti dovrebbero essere singolarmente concentrati su ciò che stanno facendo e non rispondere alle e-mail, ai messaggi di testo o continuare nei loro lavori. Se prima veniva considerato come un modo di fare molte cose insieme ora è considerato in modo negativo. Vuol dire fare molte cose e male. È importante che tutti siano mentalmente presenti.

Come fare per coinvolgerli maggiormente?

Anzitutto come dicevamo prima fai in modo che tutti utilizzino il video! Inoltre assegna alle persone ruoli attivi e differenziati durante il virtual meeting. I partecipanti si sentiranno così maggiormente coinvolti e responsabili. Ognuno dovrà così contribuire alla riuscita della riunione.

Spazio alle persone.

È importante che le persone si trovino a loro agio. Inizia sempre i virtual meeting facendo fare “quattro chiacchiere” ai partecipanti sulla loro vita personale e professionale in modo da allentare la tensione e avere un maggior tono di freschezza.

Rispetta i turni di tutti.

È doveroso assicurarsi che ciascuno abbia avuto il proprio spazio o sia riuscito ad intervenire con le giuste tempistiche. Facendo delle domande specifiche o chiedendo l’opinione di tutti si cercherà di garantire l’intervento di ognuno.

Cosa fare alla fine della riunione?

Le ultime battute davanti alla macchinetta del caffè.

Solitamente alla fine di una riunione svolta in un luogo fisico, si lascia la stanza e si va con i colleghi davanti alla macchinetta del caffè per confrontarsi su quanto accaduto durante l’incontro. Questi momenti sono molto preziosi per raccogliere informazioni, feedback, sensazioni. Non vanno persi! Perciò da cinque a dieci minuti prima della fine della riunione virtuale fate in modo di sviluppare questo tipo di dialogo, chiedendo pareri e opinioni e cercando di raccogliere i sentimenti reali delle persone.

Formalizzare il contenuto.

Fate in modo che alla fine di ogni riunione ci sia una persona del team incaricata di fare un breve recap di quello che è stato detto durante il virtual meeting così da tenere traccia degli elementi d’azione, dei referenti e delle scadenze discusse. È fondamentale per fissare meglio i concetti e avere uno storico di quello che è stato messo in evidenza.

Utilizzare un link ricorrente per il login.

Se l’incontro sarà un evento ricorrente, utilizzare le stesse informazioni di login ogni volta. In questo modo si risparmia sia all’organizzatore che ai partecipanti qualche minuto, in quanto nessuno dovrà cercare le informazioni di login.

E tu come organizzi i tuoi virtual meeting? Contattaci!