Smart working: lontani ma vicini

 

Quando sei a casa con le pantofole ai piedi, il lavoro si tinge di altri colori. Molteplici sono gli aspetti che cambiano quando parliamo di smart working: dalla postazione fissa della propria scrivania alle relazioni che intercorrono durante la giornata. Si tratta di un cambiamento che coinvolge tutti. Da un lato l’azienda e la sua organizzazione e dall’altro il lavoratore con le sue abitudini.

Vediamo cosa cambia per l’azienda

Consentire lo smart working ai propri dipendenti implica in primis un investimento iniziale per fornire gli strumenti tecnologici che rendono possibile il lavoro agile. Dal computer portatile allo smartphone fino all’adozione di software specifici per la sua attuazione.

Superato questo primo passaggio necessario, sicuramente ciò che viene chiesto all’azienda è un cambio di tipo culturale. Le realtà con un’organizzazione aziendale rigida non funzionano certamente. Sono invece fondamentali la disponibilità e la flessibilità per promuovere questa nuova metodologia di lavoro.

Noi di RTT, abbiamo abbracciato da molti anni questa concezione del lavoro smart. Ognuno di noi, infatti, possiede tutti gli strumenti necessari. Soprattutto abbiamo e continuiamo a sviluppare una cultura aziendale che si basa sulla fiducia reciproca, elemento essenziale per poter coltivare e rendere efficace lo smart working.

E per i dipendenti e collaboratori?

Partendo da un’analisi di tipo personale, al lavoratore viene richiesto certamente uno sforzo nel concepire la nuova modalità di lavoro. Non solo da un punto di vista propriamente pratico riguardante il luogo e l’orario in cui svolgere la propria attività lavorativa. Ciò che è maggiormente impattato sono le sue abitudini personali che vanno indubbiamente ripensate. Si deve sostanzialmente riconsiderare il concetto di tempo. Come possa essere impiegato per lo svolgimento di nuove attività o semplicemente di attività di routine da svolgere in momenti diversi della giornata.

Da un punto di vista lavorativo, è necessaria una maggior auto-organizzazione e una capacità comunicativa forte. Si annullano le interazioni face to face, tutto viene veicolato dalla tecnologia. E’ chiaro quindi che bisogna continuare a tessere il rapporto con il proprio team nonostante questa distanza.

Gli aspetti positivi dello smart working

Il primo vantaggio che possiamo individuare è la flessibilità e la maggior autonomia che consente di gestire al meglio l’attività lavorativa e il luogo dove svolgerla. Questo porta sicuramente ad un minor assenteismo, poiché consente di trovare la propria worklife balance e di conseguenza una maggiore produttività.

Il risparmio è un altro aspetto cruciale, in tutte le sue forme! Banalmente dal risparmio di tempo del tragitto casa-ufficio, di risorse per gli spostamenti, per la consumazione del pasto. Non dimentichiamo l’impatto ambientale! Lavorando in smart working facciamo sicuramente bene all’ambiente, utilizziamo meno la macchina o i mezzi pubblici e il nostro pianeta ringrazia.

Certamente lo smart working offre grandi vantaggi per coloro che soffrono di salute o per coloro che hanno necessità di accudire i propri cari. Potendo scegliere dove e come lavorare si ha la possibilità di conciliare le esigenze familiari con l’attività lavorativa. Diminuiscono così le barriere e si raggiungono condizioni di pari opportunità e uguaglianza.

Lo smart working ha controindicazioni?

Tra gli aspetti negativi possiamo annoverare come primo punto la perdita di creatività e del pensiero innovativo perché è la diversità che genera innovazione. Spesso le soluzioni più creative avvengono durante lo scambio reciproco. Che sia in una conversazione tra colleghi o semplicemente quando ci si trova a risolvere una problematica davanti alla macchinetta del caffè. Insieme al proprio team possono emergere spunti e idee tipici della condivisione che altrimenti non si avrebbero. Come sosteneva Steve Jobs, la creatività nasce dagli incontri spontanei e dalle discussioni casuali. 

Un altro aspetto rilevante è la difficoltà di separare la vita privata da quella lavorativa. Bisogna cercare di mantenere separati gli spazi e i momenti della giornata da dedicare al lavoro e quelli per la famiglia. È fondamentale per raggiungere un bilanciamento tra l’attività lavorativa e quella privata. Prendersi i propri spazi e coltivare le proprie passioni è elemento imprescindibile dell’essere umano e permette di concentrarsi maggiormente sul lavoro. Si tratta di stabilire una linea di confine!

Anche l’aspetto relazionale può essere compromesso con il rischio di sentirsi isolati. Il fatto di non avere interazioni faccia a faccia e di non essere fisicamente in un ufficio potrebbe portare il lavoratore a isolarsi dal proprio team. Stare vicino agli altri, comunicare senza la tecnologia infatti fa emergere il nostro lato più umano. Ci consente di vivere aspetti come l’empatia e la collaborazione che altrimenti non vivremmo. Ad esempio, noi come RTT, abbiamo creato nei nostri uffici aree ad hoc, come l’area ristoro e l’area break per incrementare lo sviluppo di relazioni informali e favorire momenti di scambio reciproco.

Come realizziamo noi di RTT  lo smart working?

Per attuare questo scambio continuo con i nostri colleghi e partecipare alla cultura dell’ufficio, abbiamo organizzato dei momenti giornalieri virtuali di circa trenta minuti. Il team può così scambiare idee, confrontarsi sulle attività per le 24 ore successive e risolvere eventuali problematiche. Abbiamo adottato la cosiddetta metodologia degli scrum meeting che utilizziamo solitamente durante la gestione dei progetti con un certo grado di complessità. Basandoci sulla nostra esperienza, è una metodologia premiante, perché consente di condividere gli avanzamenti del lavoro, organizzare e programmare le attività per un periodo breve. Sono così garantiti un maggior coinvolgimento e una maggior collaborazione di tutti. Questo perché lo facciamo insieme!

Inoltre, abbiamo creato anche un momento dedicato al management team. L’obiettivo è quello di raccogliere le sensazioni e gli stati d’animo dei nostri dipendenti per cercare di capire come migliorare ogni giorno e focalizzarci sulle decisioni strategiche.

Diciamo che un giusto bilanciamento tra lo smart working e il lavoro tradizionale in ufficio è la chiave vincente per promuovere una cultura aziendale basata sulla valorizzazione della persona.

Insomma, il pensiero di Steve Jobs “Creativity comes from spontaneous meetings, from random discussions” per noi rimane valido. Proprio per questo abbiamo creato momenti di scambio virtuale.

Scriveteci cosa ne pensate anche voi!

Leggi anche Lavoro da casa? Gli strumenti di RTT | Nuove Tecnologie | Parità di genere? Il settore della tecnologia

Lavoro da casa? Gli strumenti di RTT

In questo periodo di emergenza sanitaria internazionale, le imprese italiane stanno cercando di organizzarsi per consentire ai dipendenti di svolgere il proprio lavoro da casa. Anche noi di RTT, da qualche settimana, abbiamo optato responsabilmente per il lavoro cosiddetto Smart.   

L’adozione di strumenti tecnologici per l’attività lavorativa è per noi familiare poiché fa parte del nostro DNA, infatti è da tanti anni che sono state introdotte in azienda tecnologie che ci supportano nel lavoro quotidiano e soprattutto che consentono lo smartworking.

Stiamo cercando quindi di affrontare questa situazione continuando a lavorare con gli strumenti che conosciamo bene e che in situazioni così particolari sono estremamente utili.

Quali sono le principali problematiche del lavoro da casa?

Per il lavoro da casa è fondamentale la gestione della comunicazione e del coordinamento di persone che sono geolocalizzate in posti diversi, ma anche la condivisione dei materiali, la programmazione delle attività e il rilevamento delle presenze.

Vi mostriamo i nostri strumenti

Quali sono quindi i principali strumenti che ci consentono il lavoro da casa? 

Anzitutto, siamo tutti dotati di un computer portatile che ci viene fornito al momento dell’assunzione, fondamentale per svolgere il nostro tipo di attività e di uno smartphone aziendale con un abbonamento internet. 

Per gestire la comunicazione e la collaborazione utilizziamo Microsoft Teams, piattaforma che ci consente di ottimizzare la pianificazione delle nostre attività. Possiamo tranquillamente effettuare videochiamate e videoconferenze, gestire i calendari dei nostri diversi dipartimenti. Inoltre, ci permette di scambiare messaggi attraverso la chat, inviare materiale di lavoro che può essere integrato e modificato contemporaneamente dagli utenti abilitati. Insomma, uno strumento veramente efficiente!

Per condividere in modo sicuro i nostri video utilizziamo Microsoft Stream, piattaforma che ci consente di caricare, organizzare e condividere i contenuti multimediali. È molto utile soprattutto quando produciamo video formativi in modo che tutti i noi dell’azienda possiamo prenderne visione. 

Per risolvere invece il problema legato all’accesso dei materiali, utilizziamo DropBox, una repository cloud che ci consente di avere accesso ovunque ci troviamo ai nostri file condivisi o privati.  

Come comunichiamo la nostra presenza nello smartworking?

Il lavoro da casa, lo sappiamo tutti, ha per controparte la difficoltà di rilevare le presenze. Volete sapere come lo risolviamo? Ognuno di noi ha sul proprio smartphone l’app Badgeboxil software che consente di registrare l’inizio e la fine dell’attività lavorativa. In questo modo, anche essendo lontani dall’ufficio si ha la possibilità di comunicare l’orario di lavoro. 

Ecco, questi citati sopra sono solo alcuni degli strumenti che abbiamo in RTT che favoriscono lo smartworking, ma ne esistono molti altri che vi suggeriamo qui di seguito.

Fateci sapere quali di questi utilizzate e se ne conoscete altri, scriveteci!

1. Strumenti per videoconferenze

Google Hangout specifico per account personali e Google Hangout Meet per chi ha G Suite.

Zoom consente di avere una versione gratuita con una limitazione di quaranta minuti a meeting.

Webex Cisco offre molteplici servizi e ha esteso un periodo di prova gratuito.

Microsoft Teams ha esteso a tutti e fino a sei mesi il periodo di prova gratuita.

Big Blue Button strumento open source pensato per l’online learning e offrono la possibilità di provare una demo.

Jitsi.org strumento open source pensato specificatamente per le videoconferenze.

Eztalks per webinar e meeting e hanno una versione gratuita.

Twitch.tv serve per effettuare streaming in diretta e hosting di streaming in diretta.

StreamYard serve per fare live streaming, puoi intervistare ospiti, condividere lo schermo e molto altro.

OBS è un software gratuito e open source per video recording e live streaming.

2. Strumenti per registrare o creare video

Screencast-o-matic serve per creare video registrando il proprio schermo.

Powtoon per creare video real o in stile cartoon.

3. Strumenti per creare presentazioni

Genial.ly per creare slide interattive, è una web app con a disposizione numerosi template.

Prezi per creare presentazioni con zoommate, ci sono già template impostati.

Canva è uno strumento di progettazione grafica molto semplice.

4. Strumenti per creare quiz e test interattivi

Kahoot e Mentimeter

5. Strumenti per svolgere survey

Doodle, Google Moduli e Surveymonkey 

 

Voi li utilizzate? Se ne conoscete altri scriveteci!

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