Sistemi ERP: cosa sono e a cosa servono

Sotto l'acronimo ERP si identificano i software Enterprise Resource Planning, ovvero tutti i sistemi, i pacchetti software e altro che le imprese usano per gestire le attività quotidiane del proprio business, come: contabilità, procurement, project management e, da non trascurare, la produzione.

I sistemi ERP uniscono e definiscono un insieme di processi di business e garantiscono uno scambio efficiente e tempestivo dei dati. Grazie alla raccolta di dati transazionali condivisi, provenienti da diverse fonti dell'organizzazione, i sistemi ERP eliminano la duplicazione dei dati e ne garantiscono l'integrità tramite una unica fonte comune, altresì chiamata "single source of truth".

Oggigiorno, i sistemi ERP sono fondamentali per la gestione di migliaia di aziende di tutte le dimensioni e appartenenti a settori diversi, diventando una delle fondamenta nascoste alla base del loro successo.

I sistemi ERP si basano su una struttura di dati comune e definita, anche chiamata schema, che condivide, generalmente, un database comune. I sistemi ERP consentono agli utenti di accedere ai dati aziendali più importanti per le loro attività, attraverso costrutti, definizioni ed esperienze diverse per ognuno di loro.

Uno dei principi base dei sistemi ERP è quello relativo alla raccolta centralizzata di dati destinati a un'ampia distribuzione. Ciò non esclude che possano esistere diversi database standalone con un inventario infinito di fogli di calcolo tra loro scollegati. I sistemi ERP portano ordine nei dati e permettono a tutti gli utenti, indipendentemente dal loro ruolo, di creare, archiviare e usare gli stessi dati derivanti da processi comuni; l'utilizzo di un repository sicuro e centralizzato, permette a tutti gli utenti dell'organizzazione di essere certi che i dati siano corretti, aggiornati e completi.

L'integrità dei dati è garantita per ogni attività eseguita all'interno dell'organizzazione, dalle dichiarazioni finanziarie trimestrali al singolo report dei crediti, senza usare fogli di calcolo soggetti a errore.

I sistemi ERP sono di fatto una fonte di valore per le imprese, soprattutto  nel mondo aziendale di oggi. RTT, con i suoi oltre vent'anni di esperienze e numerosi progetti alle spalle, è in grado di supportare le imprese nel dare valore ai loro dati e ai loro processi aziendali integrati nei sistemi ERP, con un risparmio significativo in termini di profitti.

Tra gli esempi dei vantaggi aziendali figurano:

1. Analisi ottimizzata del business, grazie a informazioni in tempo reale generate dai report
2. Costi operativi contenuti, attraverso processi di business definiti e semplificati
3. Maggiore collaborazione, grazie alla condivisione tra utenti dei dati contenuti in contratti, richieste e ordini di acquisto
4. Migliore efficienza, attraverso un'esperienza utente comune tra funzioni aziendali e processi di business comuni
5. Infrastruttura omogenea, dal back office al front office, tutte le attività di business hanno lo stesso "look and feel"
6. Tasso elevato di adozione da parte degli utenti, grazie a un'esperienza utente e a una progettazione condivisa
7. Meno rischi, attraverso una maggiore integrità dei dati e controlli finanziari
8. Costi operativi e di gestione inferiori,  grazie a sistemi omogenei e integrati

I sistemi ERP vantano oltre 100 anni di storia, che ci si possa credere oppure no. Nel 1913, l'ingegnere Ford Whitman Harris sviluppò il modello EOQ (Economic Order Quantity), un sistema basato su carta per la pianificazione della produzione. Per alcuni decenni questo modello rappresenterà lo standard per la produzione.

Tutto cambierà quando Black & Decker, la società che ha progettato diversi utensili da lavoro, nel 1964 cambia il mondo dei sistemi ERP, introducendo per la prima volta una soluzione di pianificazione dei fabbisogni di materiali (material requirements planning, MRP) che abbinava i concetti EOQ ai primi computer mainframe.

La soluzione MRP ha rappresentato lo standard di mercato fino a quando, nel 1983, è stata presentata la sua evoluzione in MRP II. Al suo interno erano presenti modelli riguardanti componenti software architetturali chiave e strumenti di base integrati di produzione, relativi a diverse funzioni aziendali tra cui gli acquisti, le distinte di materiali, la pianificazione e la gestione dei contratti. Per la prima volta, diverse attività di produzione sono state integrate in un sistema comune e l'MRP II offriva anche una visione futura su come le organizzazioni potessero sfruttare il software per condividere e integrare i dati aziendali e migliorare l'efficienza operativa, attraverso una migliore pianificazione della produzione e consentendo una sensibile riduzione degli sprechi.

Il concetto e le applicazioni MRP rimarranno valide fino agli anni Novanta quando, grazie anche alle evoluzioni tecnologiche informatiche degli anni precedenti verranno presentati al mondo i primi veri sistemi ERP.

Dagli anni novanta fino agli inizi del XXI secolo, l'adozione dei sistemi ERP ha conosciuto una crescita rapida, dal momento che un maggior numero di organizzazioni si è affidato a loro per gestire con maggiore efficacia i processi di business di base e migliorare la visibilità dei dati. Allo stesso tempo, anche il costo per l'implementazione dei sistemi ERP è cominciato a salire; i costi per l'hardware e il software on-premise richiedevano investimenti di capitale costosi e, inoltre, i sistemi ERP aziendali comportavano costi aggiuntivi legati a programmi personalizzati, consulenze e formazione agli utenti.

Nel frattempo, i sistemi ERP si sono evoluti per abbracciare Internet, con nuove funzionalità. Con il passare del tempo, molte organizzazioni si sono rese conto che i propri sistemi ERP on-premise non potevano essere al passo con i requisiti moderni in termini di sicurezza o con le tecnologie emergenti, come gli smartphone.

A questo punto entra in scena il cloud o il software-as-a-service (SaaS) come modello di distribuzione dei sistemi ERP. Quando l'ERP è "nel cloud", significa che i server sono remoti e non in una delle sedi dell'azienda.

Il cloud offre un'alternativa meno costosa per l'ERP, in grado di ridurre i costi operativi (OpEx) e di capitale (CapEx), eliminando la necessità di acquistare software o hardware o di assumere altro personale IT. In assenza di infrastrutture costose da supportare, il tempo delle risorse può essere investito in opportunità di crescita o in diverse nicchie di mercato, consentendo ai propri dipendenti di focalizzare i loro sforzi su attività di maggior valore e dedicare meno tempo alla gestione dell'infrastruttura IT.

Il passaggio al cloud ha rappresentato una vera rivoluzione per le aziende di piccole e medie dimensioni, dove le possibilità di investimento in sistemi ERP on-premise erano molto ridotte. Grazie a una soluzione SaaS, le aziende possono usare lo stesso software ERP collaudato e potente che le aziende di grandi dimensioni usano già da anni.

Inoltre, una soluzione ERP basata sul cloud può essere implementata rapidamente, senza investimenti di CapEx, consentendo anche a loro di sfruttare nuove opportunità di business, anche in caso di esigenze particolari.

La tecnologia ha messo a disposizione delle imprese una vasta scelta di alternative ed orientarsi può essere molto difficile. Grazie alla propria esperienza sul campo informatico, RTT è in grado di suggerire le migliori soluzioni per ogni impresa che desidera sfruttare al meglio le proprie risorse e i propri sistemi, affiancando gli IT Manager sia nella normale gestione dei sistemi interni, grazie ai suoi servizi di Application Maintenance, sia nell'implementazione dei migliori sistemi ERP disponibili sul mercato, grazie ai suoi team Tecnici.

Autore: Guest Author